O mundo do trabalho está cheio de reuniões e elas precisam ser produtivas. É muito fácil ter encontros completamente desperdiçados quando não se pensa na melhor forma de realizar as reuniões. Em uma empresa onde acontecem muitos desses encontros de trabalho, como é o caso da Vale Verde, é preciso marcá-los com antecedência de no mínimo 24 horas – a exceção deve ser casos de urgência. É melhor para a empresa e para seus empregados. É preciso ter etiqueta no agendamento de reuniões.
Em um artigo da Harvard Business Review, a escritora Amy Gallo consultou dois especialistas sobre como elaborar boas reuniões. Bob Pozen, professor sênior da Harvard Business Schoole autor de “Alta Produtividade”, e Roger Schwarz, psicólogo organizacional e autor de “Smart Leaders, Smarter Teams”, deram algumas dicas para torná-las mais produtivas.
#1 Deixe o propósito claro
Determine o assunto e envie a “ordem do dia” a todos com antecedência. Junto mande qualquer material que sirva para consulta.
Também vale a pena destacar neste email (ou no convite para o evento) os tópicos que não serão discutidos na reunião.
#2 Controle o tamanho da reunião
Limite o número de convocados. Chamar apenas quem está diretamente envolvido no assunto garante que a conversa seja focada – além de evitar a perda de tempo de trabalho de quem não tem a acrescentar ao tema.”As chances são de que eles não estarão atentos ou se responsabilizarão pelo que está acontecendo”, explica Pozen.
No entanto, mantenha em mente que, com poucas pessoas, a reunião pode não conseguir a diversidade de opiniões necessária à discussão.
#3 Defina o tom certo da discussão
Garanta que os presentes fiquem confortáveis o bastante para contribuir com seus pontos de vista. Dar este tom à reunião significa disseminar uma mentalidade de aprendizado. Em vez de tentar convencer os outros de sua opinião, esteja aberto a ouvir outras.
#4 Modere as divagações
É difícil cortar alguém que divaga muito quando fala, mas é necessário. Só assim a reunião terá apenas o tamanho necessário para a discussão proposta em primeiro lugar.
Schwarz sugere dizer a quem discorre muito algo do tipo “Ok, você está certo. Tudo bem se falarmos sobre isso mais tarde?”
Para alguém que é propenso a falar demais, converse anteriormente e peça que mantenha seus comentários curtos e mínimos para que os outros sejam ouvidos.
#5 Modere as tangentes do assunto
Tente voltar a concentrar o grupo na pauta que foi programada quando alguém fugir do tema. Se precisar, pergunte se pode discutir tal assunto (que diverge do proposto) em um outro momento.
#6 Faça transições cuidadosas de um tópico a outro
“Aspessoas nem sempre progridem com você e podem ficar presas no passado”, destaca Schwarz. Então, quando passar de um tópico a outro, pergunte se todos estão de acordo com isso.
Além disso, só siga a reunião quando todos tiverem a chance de falar ou sintam que foram contemplados.
#7 Termine bem a reunião
De acordo com Pozen, a reunião deve terminar com as seguintes questões:
- Quais são os próximos passos?
- Quem é responsável por cada um deles?
- Qual é o prazo para cumpri-los?
Em seguida, é importante mandar um email que retome essas questões e as respectivas respostas. Assim, todos se lembram do que foi falado.
Fonte: napratica.org.br